Что-то пошло не так: почему и как с этим бороться?

Что-то пошло не так: почему и как с этим бороться?

Когда вы только начинали, все было просто и понятно. Составляем план, начинаем работу, первая прибыль, первый успех – золотые деньки! Но компания растет, задачи усложняются, сотрудников становится больше, а с ними растут, как снежный ком, неожиданности, проблемы, конфликты. Знакомая ситуация?

Если не управлять, ничего не делать сознательно в смысле развития, повышения уровня организованности своего предприятия, то обязательно наступит дезорганизованность, так как дезорганизация - это естественный процесс изменений всего во времени, ведущий к энтропии - потере тепла, энергии и информации, «болезням, старости и смерти».

Как справиться со всем этим?

• Хорошие и плохие отклонения от плана

• «Смешные законы» для описания несмешных проблем

• Решение: работать системно

Хорошие и плохие отклонения от плана

Логистический закон накопления негативных отклонений гласит, что в функционировании системы накапливаются только негативные локальные отклонения от планов, стандартов и норм управления, поскольку они ограничивают, задерживают и зауживают, пропускные и иные технические возможности системы в целом. А позитивные локальные отклонения от них относительно бесполезны для системы в целом, так как они не ускоряют её согласованное функционирование и развитие, то есть они не накапливаются, не уравновешивают накопление негативных отклонений в системе. Поэтому «рвётся там, где слабо», и от этого не спасает то, что стало крепче там, где уже и так крепко. «Крепость цепей зависит от самого слабого её звена», а «скорость всего каравана измеряется по скорости самого медленного верблюда». Чтобы сохранить единство каравана, самого медленного верблюда надо ставить вперёд.

Дело в том, что только негативные отклонения от планов и норм производят негативный эффект, накапливаются в деятельности сами по себе, так как у них нет целей. Им достаточно просто не соответствовать планам и нормам, чтобы стать «узким местом» и тем самым снизить мощность системы в целом. И они не уравновешиваются позитивными отклонениями, если эти отклонения не запланированы и не работают на цель.

Невозможно по поводу каждого нового позитивного отклонения в деятельности строить новый план деятельности в целом. В этом смысле случайное позитивное отклонение никому не нужно. Например, тому, кто перевыполнил план, невозможно увидеть, насколько это его перевыполнение на пользу общему делу, да и ко времени ли оно.

«Смешные законы» для описания реальных проблем

Какие можно привести примеры нарастания дезорганизации, понижения уровня организованности в социальных системах? У всех на слуху законы Паркинсона, Питера и Мэрфи.

Законы Паркинсона описывают объективные законы роста бюрократии. Бюрократия как явление – это «особо заинтересованный» формализм в исполнении должностных обязанностей, превращение их в свои права. Но бюрократия это ещё и социальный слой чиновников, людей административного ранга. Законы Паркинсона: если ресурсы организации позволяют, то «имеющий подчинённых множит своих подчинённых», независимо от роста объёма работ. Это происходит из-за неосознаваемого стремления людей к власти как самоцели, желания «управлять людьми», как можно большим их количеством, чтобы таким образом самоутвердиться в глазах общества и самого себя. А ненужные подчинённые, в свою очередь, чтобы скрыть отсутствие реальной ответственности, «делают работу друг для друга», нравственно деградируют, повышают уровень внутренних противоречий в организации, тем самым осложняют управление.

Принцип Питера, как закон накопления некомпетентности (личного несоответствия персонала функциональным местам), гласит: «каждая личность в своём карьерном росте достигает предела своей компетентности», после чего скрывает некомпетентность, чтобы удержаться на месте. Это обстоятельство не только способствует нравственной деградации людей, но и препятствует развитию их организаций, поскольку каждая искусно скрывающая некомпетентность личность в организации есть не выявленное «узкое место» в ней.

Законы Мэрфи, или «подлости», являют собой пренеприятнейший пример логистического закона накопления негативных отклонений в деятельности и относительной «бесполезности» позитивных отклонений.

Законы Мэрфи в быту называются законами подлости и звучат примерно так: «если что-то может пойти неверно, это пойдёт неверно» или «ничего не выйдет». А если что-то и может пойти хорошо, то само по себе это хорошо не пойдёт. Фельдмаршал Мольтке сказал точнее: «Если Вам только кажется, что Ваш приказ может быть понят неверно – знайте, он будет понят неверно». Так он выразил семиотический закон потери информации при передаче образов знаками, проблему разницы в смысловых значениях, которые имеют одни и те же знаки, а также проблему информационного шума в процессе коммуникации.

Поэтому его величество «бардак» всегда был, есть и будет, даже в самых «великих компаниях», высокоорганизованных организациях и государствах. Жёсткое подавление его и/или жестокая реакция на него, без рационального понимания его возникновения и путей выхода из него, приносит лишь несчастье.

Решение: работать системно

Как это сделать?

Представим системную модель организации при помощи кибернетического подхода.

Любая система находится во внешней среде. Из неё система получает исходные предметы, ресурсы и энергию («входящие данные»). В неё же системой после обработки ею входящих данных испускаются, выпускаются конечные продукты деятельности как преобразованные предметы деятельности («исходящая информация»). Внешняя среда реагирует на них в виде обратной связи, на основании которой корректируется входящий поток.

Любая система имеет также и внутреннюю среду. Она состоит самого процесса преобразования ресурсов в продукты («производство», «обработка данных»), правил преобразования («технологии»), методов, средств и форм преобразования.

Любая цель любой системы генерируется структурой внутренней среды, хотя и задаётся условиями извне.

После обратной связи, оценки результата деятельности системы её управлением, в случае необходимости, корректируются методы, средства и формы преобразования. А иногда - меняются даже правила преобразования, перестраиваются сами процессы в системе.

В этом суть процессного подхода к социальному управлению (деятельностью организаций). Но процессы деятельности в любой организации должны быть структурированы не только по горизонтали, исходя из последовательности их осуществления, но и по вертикали, исходя из необходимости управления ими.

Изначальный смысл организации как управляющего действия - заранее предусматривать в своих планах проблемы там, где они только могут возникнуть, предупреждать их посредством структурирования, координирования, учета и контроля деятельности коллектива.

Но конечный смысл организации в том, чтобы организация, созданная как орган исполнения определенного плана, превратилась в сообщество, коллектив единомышленников, единую социальную систему.

Посмотреть на карте Алматы